Digitale transformatie van jouw projectteam

Veel werk binnen organisaties en bedrijven wordt in teamverband geleverd. Binnen een organisatie of bedrijf zorgt werken in projectteams ervoor dat de productiviteit omhoog schiet (Ichniowski & Shaw, 2003). Om succesvol te zijn als bedrijf of organisatie in deze digitale wereld, is een digitaal team essentieel is. Dit staat ook beschreven in ons handboek succesvol digitaal team.

Vaak lees je over digitale projectteams en dan worden termen zoals Agile-methodes en Agile-processen aangehaald. Maar de dynamiek binnen een projectteam wordt nauwelijks beschreven in blogs en onderzoeken. Maar, teamdynamiek is essentieel in projectteams.

Belangrijke factoren die onder teamdynamiek vallen;

• Welke rollen er binnen team zijn
• Het vergroten van invloed
• Het leerproces
• Leiderschapsmanagement

Met andere woorden, het ondergaan van digitale transformatie is niet alleen toe te schrijven aan de methodes en processen die worden gebruikt. Er moet ook gekeken worden naar hoe digitale en innovatieve projectteams binnen een bedrijf werken.

Een recent onderzoek naar digitale transformatie van projectteams onder 60 bedrijven kwam met de volgende bevindingen. Om digitale transformatie naar een digitaal en innovatief projectteam te realiseren zijn 4 essentiële factoren nodig (Guinan, Parise, & Langowitz (2019):

1. Een divers en gerichte teamsamenstelling
2. Iteratieve doelstellingen
3. Voortdurend blijven leren
4. Talentmanagement

Dit zijn dus 4 factoren die essentieel zijn om een digitaal en innovatief projectteam te creëren. In de volgende secties leggen wij deze factoren uit.

1. Hoe kom je op een diverse en gerichte teamsamenstelling?

Een belangrijke eerste stap is een strategie te bedenken om je team samen te stellen. Een goede strategie die kan worden ingezet, is om een diverse en gerichte teamsamenstelling te realiseren. Met andere woorden, tijdens het samenstellen van je team is het goed om te streven naar heterogeniteit, oftewel diversiteit.

Het kan zijn dat je diversiteit binnen een projectteam probeert te creëren op basis van demografische kenmerken. Dit kan bijvoorbeeld op basis zijn van;

• Geslacht
• Leeftijd
• Etniciteit

Source: Unsplash

Deze vorm van diverse en gerichte teamsamenstelling wordt geregeld gebruikt binnen bedrijven en organisaties. Alleen is het zo dat een andere vorm van diverse en gerichte teamsamenstelling effectievere resultaten oplevert.

Een projectteam kan namelijk ook divers zijn op basis van functie/expertise. Het is in verschillende wetenschappelijke artikelen aangetoond dat diversiteit van functies binnen een projectteam leidt tot creativiteit en productiviteit (Ellemers & Rink, 2016; Zhang, 2015). Met deze vorm van projectteams wordt ook wel verwezen naar functionele diversiteit.

Binnen een digitaal en innovatief projectteam kunnen verschillende functies/expertises bijvoorbeeld zijn;

• Online marketeer
• Content creator
• Digital strategist
• Sales specialist
• UX designer

Wanneer je verschillende functies/expertises inzet kun je digitaal groeien, zoals in de afbeelding hierboven te zien is. Wanneer je verschillende functies/expertises inzet kun je ook tot innovatievere concepten komen. Een UX designer heeft bijvoorbeeld meer kennis over hoe een gebruiksvriendelijke applicatie interface eruit moet zien. Een online marketeer heeft meer kennis over wat voor soort applicatie gewild is onder de doelgroep.

2. Hoe stel je iteratieve doelstellingen op?

Met 'iteratieve doelstellingen' bedoelen we dat het gehele ontwikkelingsproces van een concept, binnen een projectteam, wordt opgedeeld in kleine stapjes (iteraties). Deze iteraties zijn korte periodes binnen een ontwikkelingsproces. Na elke periode wordt er gekeken naar het concept en waar nodig veranderingen aangebracht. Dit soort processen vallen ook onder de Agile-werkmethode.

Source: Unsplash

Zodra je het ontwikkelingsproces hieraan laat voldoen, zal je merken dat;

• De productiviteit omhoog gaat
• Samenwerking binnen een projectteam wordt gestimuleerd
• Het verbeteren van een concept wordt ondersteund

Het controleren van het concept na een bepaalde periode zal ook leiden tot andere voordelen.

Het is essentieel voor een digitaal projectteam om innovatief te zijn en risico's te nemen. Dit betekent dat er geen autoritaire manager controle hoeft te houden op het gehele proces. Het is namelijk goed dat een digitaal en innovatief projectteam zelf de controle heeft.

In de beginfase van een project is het zo dat nog vrij weinig vaststaat en er dus nog flexibiliteit nodig is. Wanneer er externe controle wordt uitgeoefend op dit proces kan de motivatie binnen het digitale en innovatieve projectteam worden weggenomen.

Nadat bepaalde doelstellingen zijn behaald kan een verantwoordelijke kijken naar;

• Hoe het proces is verlopen
• Welke projectdoelen zijn bereikt
• Welke bevindingen zijn gedaan
• Wat er is geleerd

Nadat de manager en het projectteam hebben gecommuniceerd over deze punten, kan het projectteam weer verder volgens de feedback van de manager.

Een periodieke controle van een manager op het proces leidt ertoe dat de strategische richting van een bedrijf wordt gevolgd, zonder dat er teveel controle van het projectteam wordt afgenomen.

In dit proces is het belangrijker dat de manager het projectteam dient, dan dat het projectteam de manager dient.

3. Hoe creëer je een proces waarin voortdurend wordt geleerd?

Het is belangrijk voor digitale en innovatieve projectteams om te gaan denken als start-ups. Een start-up creëert een concept, brengt het op de markt, luistert naar feedback, en begint aan een nieuw project. Voor start-ups zorgt dit ervoor dat fouten worden gemaakt en dat er ook wordt geleerd van die fouten.

Nu is het niet zo dat dit betekent dat je de eerste concepten vrijwel direct op de markt moet brengen. Het betekent dat je een concept kunt opdelen in kleinere delen en vanuit daar feedback kunt vragen aan de klant.

Dit is ook onderdeel van een Agile-werkmethode zoals we die eerder besproken hebben in de vorige sectie. In de vorige sectie bespraken we namelijk dat je na elke iteratie met het projectteam samen kan zitten om het concept te controleren en te bespreken.

Binnen Digital Growth Agency werken we met een werkproces genaamd SCRUM wat een vorm van Agile is. Hierover kun je meer lezen in ons handboek Succesvol Digitaal Team.

Als we volledig de nadruk leggen op Agile, kan een digitaal en innovatief projectteam ook met de klant samen zitten na een iteratie. De klant kan dan feedback geven op basis van een volledig uitgewerkt deel van een totaal concept. Hiermee hou je de klant als het ware 'engaged' in het ontwikkelingsproces.

Daarnaast zul je ook merken dat je een proces creëert waarin dit projectteam voortdurend leert. Zoals in het handboek van Digital Growth Agency wordt aangegeven moeten fouten omarmt worden, zodat je ervan kan leren.

Voorbeeld:

Als we kijken naar de ontwikkeling van een website voor een klant, zou een voorbeeld kunnen zijn dat je eerst de homepage volledig uitwerkt. Dus dat je het volledig bruikbaar maakt voor de klant om te observeren hoe de klant reageert. Dit zorgt ervoor dat je zonder de gehele website te hebben ontwikkeld al vroeg in het proces erachter komt hoe de ervaring van de klant is met de website. Daardoor leer je al vroeg in het proces de nadelen van het concept, waardoor er al in een vroeg stadium naar oplossingen gezocht kunnen worden.

4. Hoe manage je talent?

Sommige werknemers binnen je bedrijf en binnen een projectteam zullen niet al te veel verstand hebben van innovatie, digitale concepten, en technologieën. Het is daarom essentieel dat je een 'digitale hub' creëert, waarin je werknemers binnen het projectteam digitaal laat integreren zodat ze meer digitaal en innovatief worden.

Een digitale hub is in principe een afdeling binnen je bedrijf of organisatie die zich dagelijks bezighoud met digitaal en innovatie. Maar dit kan ook een projectteam zijn die zich daarmee bezig houd. De creatie van een zogeheten digitale hub zorgt ervoor dat de mensen binnen dit projectteam;

• onderzoek doen naar digitale mogelijkheden
• trainingen ondergaan in digitale technologie
• werkwijzen van digitale technologie hanteren

 

Voorbeeld:

Laten we dit bekijken vanuit een marketing perspectief. Met andere woorden, hoe zou een marketeer binnen een projectteam het ondervinden in een digitale hub. De marketeer zou onderzoek doen naar de digitale mogelijkheden van marketing. Welke digitale boodschap werkt het beste op welk digitaal kanaal? Kan ik de boodschap van onze print marketing ook gebruiken in e-mail marketing? Daarnaast zou de marketeer trainingen ondergaan in digitale technologie. Er zijn bijvoorbeeld social media marketing cursussen zodat een marketeer zich kan specialiseren op dit terrein. Als laatste zal de marketeer de werkwijzen van digitale technologie gaan hanteren. De marketeer zal content bedenken/creëren die past bij het digitale kanaal waar de content op te zien is. Zo is het belangrijk bij een video op social media dat in de eerste paar seconden de aandacht van de kijker direct wordt gepakt. Gebeurt dit niet dan zal de kijker vrijwel direct doorscrollen naar andere content op zijn of haar feed.

Daarnaast is het belangrijk om mensen voor een digitaal en innovatief projectteam te scouten op creativiteit en samenwerking. Daarmee bedoelen we dat het niet essentieel is dat een persoon professionele technische skills heeft, maar juist creatief is en in groepsverband kan werken.

Dit zorgt ervoor dat het innovatieve proces behouden kan worden binnen dit projectteam. Je kunt scouten binnen je bedrijf, maar je kunt ook extern naar een creatieveling op zoek gaan.

Als laatste, moeten uit een digitaal en innovatief projectteam digitale leiders ontstaan die hun expertise kunnen vertalen naar mensen buiten het projectteam. Bedrijven kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om hun online marketeer of UX designer dermate op te leiden dat ze communicatief sterker worden, en leiderschap tonen binnen een organisatie.

5. Hoe nu verder?

Dus hoe nu verder? Door het implementeren van de 4 factoren die behandeld zijn in deze blog, heb je inmiddels een digitaal en innovatief projectteam. Dit heeft bijgedragen aan een digitale transformatie binnen je bedrijf of organisatie. Maar zoals je zelf al zal weten, staat technologie niet stil.

Daarom is het ook belangrijk om als digitaal en innovatief projectteam niet te veel stil te staan bij de technologieën die ontwikkelt zijn, maar ook vooral te kijken naar opkomende technologieën. De meest succesvolle bedrijven of organisaties zijn namelijk diegene die voortdurend leren van die opkomende technologieën.

Een belangrijk doel voor deze projectteams is dus het bijhouden van opkomende technologieën. Een manier om dit te doen is om te kijken naar de 'Gartner's Hype Cycle'. De Gartner's Hype Cycle visualiseert opkomende technologieën en hun progressie naar hun uiteindelijke positie in de markt (O'Leary, 2008). Hieronder zie je Gartner's Hype Cycle voor 2020.

Source: Gartner

Gartner's Hype Cycle is een relevante bron om te kijken of, en wanneer, jouw bedrijf moet investeren in een bepaalde technologie. Verder laat het ook zien of een opkomende technologie alleen een hype is, of dat deze uiteindelijk ook doorbreekt op de commerciële markt. De grafiek bestaat uit 5 fases genaamd;

• Innovation Trigger

Met Innovation Trigger wordt bedoeld dat een potentiële technologie doorbreekt. Dit betekent dat er een concept verhaal is gemaakt en dat deze in de publiciteit is gekomen.

• Peak of Inflated Expectations

Met Peak of Inflated Expectations wordt de fase bedoeld waarin er verhalen naar buiten komen over het succes van het prototype, maar ook verhalen van mislukking.

• Trough of Disillusionment

Through of Disillusionment is de fase waarin tijdens het experimenteren het prototype niet kan leveren aan de hoge verwachtingen van de media. De technologie kan alleen worden gered door investeringen in de technologie, zodat het wordt opgepikt door zogeheten 'early adaptors'.

• Slope of Enlightenment

De Slope of Enlightenment fase illustreert dat bedrijven en organisaties bewust worden van de voordelen van de technologie voor hunzelf. Er wordt steeds meer duidelijk over de toepasbaarheid van de technologie.

• Plateau of Productivity

Plateau of Productivity is de laatste fase in de Gartner's Hype Cycle. Hiermee wordt bedoeld dat de technologie is ingestroomd en wordt overgenomen door het mainstream publiek. Verder wordt de toepasbaarheid van de technologie als waardevol beschouwd.

Het is dus belangrijk om na te gaan als bedrijf waar de technologie zich bevind in de Gartner's Hype Cycle, wat de investering en de verwachte opbrengst van de technologie is, en wat het potentiële risico is van de investering.

Het is namelijk zo dat hoe eerder je een technologie implementeert hoe meer risico dit met zich meebrengt. Aan de andere kant, een vroege investering in een technologie kan jouw bedrijf een voorsprong geven op de concurrentie.

6. Conclusie

Al met al zal deze blog een bijdrage leveren aan hoe jijzelf een digitaal en innovatief projectteam kan creëren. Dit kun je doen door een divers en gericht projectteam samen te stellen. Daarnaast is het essentieel om met het projectteam iteratieve doelstellingen te maken, zodat ze de vrijheid hebben om innovatieve concepten te ontwikkelen.

Bovendien moet je een ontwikkelingsproces creëren waarin voortdurend geleerd wordt. Dit kan bijvoorbeeld door klanten feedback te laten geven op een volledig uitgewerkt deel van een totaal concept. Ook is het essentieel dat je de juiste mensen scout en dit talent zich ook digitaal kan ontwikkelen, zodat een digitale hub ontstaat.

Ten slotte, als jouw digitale en innovatieve projectteam staat dan is het essentieel dat het zich technologisch blijft ontwikkelen, zodat juiste investeringen gemaakt kunnen worden. Dit zorgt er voor dat een voorsprong op concurrenten gerealiseerd kan worden.

Als Digital Growth Agency hebben wij zelf ook digitale en innovatieve teams opgebouwd bij onze klanten. Hierbij hebben wij onze digitale kennis gecombineerd met de interne kennis van onze klant. Bedrijven zoals NLE (Nederlandse Energie Maatschappij), Yource en Scholt hebben nu een eigen digitaal en innovatief team binnen het bedrijf. Lees in onze cases meer over welke positieve effecten het gebruik van deze teams hebben opgeleverd voor deze bedrijven. 

Heb je zelf ook interesse in het opbouwen van een digitaal en innovatief team. Neem dan gerust contact met ons op. Dan kijken we samen hoe dit gerealiseerd kan worden.

 

Referenties:

Ellemers, N., & Rink, F. (2016). Diversity in work groups. Current Opinion in Psychology, 11, 49–53.

Guinan, P. J., Parise, S., & Langowitz, N. (2019). Creating an innovative digital project team: Levers to enable digital transformation. Business Horizons, 62(6), 717–727. 

Ichniowski, C. and Shaw, K. (2003), “Beyond Incentive Pay: Insiders’ Estimates of the Value of Complementary Human Resource Management Practices”, Journal of Economic Perspectives, 17, 155–180.

O’Leary, D. E. (2008). Gartner’s hype cycle and information system research issues. International Journal of Accounting Information Systems, 9(4), 240–252. 

Zhang, Y. (2015). Functional Diversity and Group Creativity. The Journal of Applied Behavioral Science, 52(1), 97–123.