Digital Growth Agency

How to: Fase 1 digitale transformatie.

Digitaal innoveren en digitaal transformeren is één van de belangrijkste doelstellingen op de shortlist van de CEO en ondernemer. De digitalisering zorgt voor een alsmaar veranderende omgeving. Kansen ontstaan snel.

Organisaties die snel anticiperen groeien snel. Organisaties die dat  niet lukt verliezen langzaam aan waarde. Volgens CIO.com zijn er 3 fases van digitale tranformatie:

  1. Small teams, faster innovation and cloud infrastructure
  2. Ecosystems, scale and API`s
  3. Learning, adapting and machine intelligence

Verontrustend feit is dat meer dan de helft van de bedrijven niet over de eerste stap van digitaal transformeren komt. Of zoals IDC het omschrijft; 59% van de bedrijven zit in een ‘digitale impasse’. Organisaties het wel lukt om fase 1 succesvol af te ronden, nemen een steeds grotere voorsprong op organisaties die er tegenaan hikken.

Onze klanten hebben de stap naar effectief digitaal innoveren gemaakt. Ze hebben die eerste fase bereikt. Deze organisatie zien de toekomst met een lach tegemoet. Wat de markt ook vraagt en hoe snel het ook gaat, ze zullen altijd bovenop eindigen.

We hebben een stappenplan ontwikkeld om fase 1 goed door te komen. Dit stappenplan kan jou richting geven. Het is een houvast. Hiermee kan ook jij starten met digitaal innoveren.

  • Stap 1: Bepaal visie
  • Stap 2: Huidige situatie
  • Stap 3: Doelen
  • Stap 4: Prioriteren
  • Stap 5: Team
  • Stap 6: Werkwijze
  • Stap 7: Refinement
  • Stap 8: Start

Heb je nog vragen over ons stappenplan? Stuur ons gerust een berichtje.

Stap 1: Bepaal visie

Het bepalen van de visie is de hoeksteen van digitaal innoveren. De visie geeft het team en de organisatie richting en houvast. Dit is nodig om snel in 1 richting te kunnen innoveren. Zonder einddoel voor ogen is innoveren ineffectief. Het maakt een groot verschil of jouw innovaties uiteindelijk gericht is op meer diensten te introduceren, of om kosten te snijden, of om een ultieme klantbeleving te bieden.

Veel bedrijven hebben wel al een visie; de reden waarom de organisatie überhaupt bestaat. Heeft jouw organisatie al een visie? We hebben hier een aantal vragen opgesteld waar jouw visie antwoord op moet kunnen geven. Als jouw organisatie al over een visie beschikt, gebruik deze vragen dan als toetsing.

  • Welke ontwikkelingen zijn er in de markt? Welke trends zijn nu te zien en welke zijn te verwachten in de toekomst?
  • Waar is de klant van toekomst naar op zoek? Welke behoeften heeft hij/zij?
  • Wat voor product of dienst past er bij mijn klant van de toekomst?
  • Wat voor type organisatie is het beste in staat om de dit product of deze dienstverlening in te vullen?
  • Wat is onze ambitie hierin?

Visie op orde? Dan kan je verder met de huidige situatie.

Stap 2: Huidige situatie

Wij analyseren 4 onderdelen om de huidige situatie te bepalen:

  • People: Hoeveel mensen zijn er binnen de organisatie actief bezig met de digitale groei? Welke rollen hebben die mensen? Welke kennis en ervaring hebben deze mensen? Met welke externen wordt er samengewerkt? Wat voor rol hebben deze externen?
  • Process: Hoe werken deze mensen samen? Wie is de voortrekker?
  • Technology: Welke technologieën worden er gebruikt? Op welk systeem is de webshop/website gebouwd? Welke tools en platformen worden er gebruikt?
  • Data: Wat zeggen de cijfers? Welke dingen gaan goed? Welke dingen kunnen beter? Hoeveel resultaat wordt er nu geboekt? En hoeveel budget wordt er besteed?

We analyseren niet alleen de punten op zich, maar ook in relatie tot elkaar. Dus staat bijvoorbeeld de technologie de mensen in de weg, of zorgt het juist dat ze optimaal hun werk kunnen doen? En worden de juiste advertising platformen gebruikt voor beschikbare budget? En past het proces bij de mensen?

Check deze checklist om te controleren of jij de basis op orde hebt.

Uit deze analyse volgt een lijst met zaken die niet in balans zijn. De meeste zaken die niet in balans zijn, zorgen voor taken die terugkomen in stap 4, de prioritering.

Stap 3: Doelen

De visie is bepaald, de huidige situatie is in kaart gebracht. Het einddoel staat vast. Om je visie te bereiken, zal moeten worden gewerkt aan onderdelen die deze visie verwezenlijken. Deze onderdelen beschrijven we in de doelen.

Onze doelen zien vaak op de middellange termijn (0.5 - 2 jaar). Stel, jouw visie is om proactief digitaal met de klant een relatie aan te gaan, dan hoort het doel daarbij van het opzetten van de juiste digitale communicatiekanalen. En bijvoorbeeld ook het koppelen van databronnen voor een eenduidig beeld van de klant. Dat zijn duidelijke doelen.

Stel jouw visie is dat de website het belangrijkste verkoopkanaal gaat worden, dan horen daar doelen bij rondom het opzetten en optimaliseren van online marketing kanalen, een goed converterende website en wellicht on-site personalisatie. Zorg dat deze doelstellingen SMART geformuleerd zijn. Dit betekent:

  • Specifiek: zorg dat iedereen begrijpt en hetzelfde beeld heeft van wat de doelstelling precies beoogt.
  • Meetbaar: zorg dat het om een meetbaar resultaat gaat. Een ‘verandering in de organisatie’ is bijvoorbeeld erg moeilijk te meten.
  • Acceptabel: zorg dat de doelen voor alle belangrijke stakeholders acceptabel zijn.
  • Realistisch: dit is van alle punten misschien wel de belangrijkste. Zorg dat het realistisch is. Het opstellen van doelstelling vanuit directie voor medewerkers, zonder hun input te vragen, levert geen commitment naar de doelstellingen toe. Mensen moeten gekend worden en proactief de doelen realistisch vinden.
  • Tijdgebonden: er moet een einddatum zijn. Voor wanneer moet dit doel bereikt zijn?

Next.

Stap 4: Prioriteren

Nu zijn we bijna klaar om te starten. Bij het opstellen van de doelen is het enthousiasme gegroeid en je wilt zo snel mogelijk aan de slag. Om te zorgen voor focus, maken we een prioritering. Later gaat het team aan de slag op basis van deze prioritering.

Wat is nu een handige manier om te prioriteren? Vaak beginnen organisatie dan te prioriteren op basis van wat ze het meest belangrijk vinden. Of ze pakken eerst het ‘laaghangende fruit’. Wij geloven in een aanpak die deze twee samenvoegt. De effort-gain matrix kan hierbij helpen.
In één sessie komen stakeholders, initiators, beslissers en het uitvoerende team bij elkaar. Het doel van de afspraak is om tot een prioritering te komen. Voorafgaand aan de afspraak zijn alle doelen op stickers/post-its geschreven. Soms is het handiger om ze te nummeren en alleen de nummers op te plakken.

De voorzitter van de afspraak tekent op een muur of whiteboard de matrix van hieronder.

De voorzitter pakt het eerste doel. Het is aan iedereen in de groep de taak om dit doel in te schatten op hoeveel moeite het kost om op te leveren en hoeveel het oplevert. Hierbij houdt iedereen de andere doelen in gedachte. Na op ophangen/-plakken van het eerste doel, volgt het volgende doel. Dit doel wordt wederom ingeschat op effort en gain, maar dan ten opzicht van het reeds hangende doel. Zo gaat het door totdat alle kaartjes hangen.

Afrondend tekent de voorzitter een aantal lijnen in de matrix,zoals het voorbeeld hieronder. Iedere ring is een set aan doelen en iedere set aan doelen is een prioriteit.

Stap 5: Team

Het voorwerk is af, het team kan worden samengesteld. Kijk hierbij naar de hoogste prioriteiten. Ga na welke kennis, kunde en ervaring je nodig hebt om de doelen te verwezenlijken. Beschik je zelf over de juiste mensen of heb je ook andere talenten nodig?

Beschik je niet over de juiste mensen dan is het verstandig om vanaf het begin de juiste partners te betrekken, of zelfs mensen aan te trekken voor de ontbrekende specialisme. Zonder een volledig team is het heel moeilijk de doelen te bereiken. Zorg dat deze nieuwe mensen meteen mee kunnen draaien in het team.

Stap 6: Werkwijze

Om echt te komen tot continuous improvement is een andere werkwijze noodzakelijk. Een andere werkwijze dan ad hoc wijzigingen en hollen of stilstaan. Een goede werkwijze hiervoor is SCRUM. Met deze manier van werken worden er iedere 2 weken nieuwe dingen opgeleverd. En kan er iedere 2 weken worden bijgestuurd. SCRUM is ontworpen voor multifunctionele teams en dat is precies wat je nodig hebt.

Zorg voor een goede introductie van de nieuwe werkwijze. Deel de achtergrond en de reden voor het werken in deze werkwijze. Uiteindelijk is het belangrijk dat iedereen zijn of haar rol kent en begrijp hoe er gewerkt gaat worden. Zorg dat er per team ten minste 1 product owner, 1 SCRUM master én 3 team-members zijn.

Stap 7: User Story`s

De werkwijze start bij het refinen van de doelen. Deze doelen registreren we als epics. De epic knippen we op en dit zijn de user story`s. Deze user story`s zijn behapbare stukken werk (binnen 2 weken op te leveren) die zo zijn geformuleerd dat iedereen begrijpt waar het over gaat.

Het doel van deze refinement is om de set aan doelen waar als eerst aan gewerkt zou moeten worden om te zetten naar user story`s. Hierdoor krijgt het team een beter beeld bij wat er precies gevraagd wordt en wat de doelen exact betekenen.

Zorg dat de userstory`s op volgorde van belangrijkheid staan gesorteerd. Hiervoor is na de volgende stap de Product Owner verantwoordelijk voor.

Stap 8: Start

Tijd om te starten. De SCRUM wijze schrijft voor dat er aan het begin van de sprint gestart wordt met het refinen van de backlog. De backlog is de gesorteerde lijst user story`s. De bovenste user story`s worden volledig uitgewerkt. Doel hiervan is dat er uiteindelijk taken zijn waar het team mee aan de slag kan.

Hier lees je meer over hoe de samenwerking precies in z`n gang gaat.